View/Open

Author
Falih, Dzakwan Zuhdi

Date Published
22 Jun 2026

Advisor
Andika Setiawan, S.Kom., M.Cs.,
Leslie Anggraini, S.Kom., M.Cs.,

Subject
Teknik Informatika

Publisher

Administrasi persuratan program studi di Fakultas Teknologi Industri (FTI) Institut Teknologi Sumatera (ITERA) saat ini masih berjalan secara manual dan terfragmentasi menggunakan platform terpisah seperti Google Forms dan WhatsApp. Hal ini memicu redundansi beban kerja tenaga kependidikan, rentan terhadap kehilangan dokumen, ketiadaan transparansi pelacakan, serta inefisiensi waktu penyelesaian layanan yang memakan waktu hingga tujuh hari kerja. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Subsistem Arsiparis Kategori Persuratan Prodi yang terintegrasi pada web Harmony FTI guna mendigitalisasi layanan persuratan secara end-to-end. Pengembangan perangkat lunak dilakukan menggunakan metodologi Rational Unified Process (RUP) karena pendekatannya yang berpusat pada arsitektur sangat sesuai untuk integrasi modul baru tanpa mengganggu stabilitas ekosistem web yang telah beroperasi. Manajemen tugas selama pengembangan dikelola menggunakan tools Kanban untuk membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung dan memaksimalkan aliran tugas. Pengujian kelayakan sistem dilakukan melalui dua metode, yaitu Black Box Testing untuk memvalidasi fungsionalitas dan User Acceptance Testing (UAT) untuk mengukur tingkat efisiensi dan transparansi berdasarkan standar ISO/IEC 25010. Hasil pengujian Black Box menunjukkan tingkat keberhasilan 100% tanpa cacat logika pada 19 skenario uji. Sementara itu, evaluasi UAT yang melibatkan 111 responden menghasilkan persentase penerimaan sebesar 91,3% yang termasuk dalam kategori Sangat Baik. Secara operasional, implementasi sistem ini berhasil memangkas waktu pemrosesan persuratan hingga 57%, dari rata-rata tujuh hari menjadi tiga hari kerja, serta mengeliminasi hambatan transparansi informasi melalui fitur pelacakan (tracking view). Kesimpulannya, subsistem ini sangat layak diterapkan untuk mempercepat birokrasi persuratan prodi, dengan saran pengembangan lanjutan berupa integrasi notifikasi bot multi-saluran dan pembuatan regulasi transisi digital secara penuh.

URI
https://repo.itera.ac.id/depan/submission/SB2606200050

Keyword
Administrasi Digital Persuratan Akademik Rational Unified Process Kanban Harmony FTI